放課後等デイサービスの管理者・児童発達支援管理責任者の方から、いちばん多くいただくお悩みが「シフト作成」です。支援に集中したいのに、毎月末になるとシフト表とにらめっこ。エクセルのマスをひとつずつ埋めては、人が足りないと消してやり直す——。そんな時間が、月に何時間もかかっていませんか。
放デイのシフトが大変なのは、担当者の段取りが悪いからではありません。放デイという事業そのものに、シフトを難しくする条件がいくつも重なっているからです。まずは「なぜ大変なのか」を分けて見てみましょう。理由がはっきりすると、どこに手を打てば楽になるかも見えてきます。ここでは代表的な5つの理由を、それぞれ「現場でできる工夫」と「仕組みで解決する考え方」を添えて整理します。
理由1・送迎と支援で、時間帯ごとに必要な人数が変わる
放デイの一日は、時間帯によって忙しさが大きく変わります。子どもたちが来所する前後は送迎で人手が要り、活動の時間帯は支援に人数を厚くしたい。逆に、来所前のお昼過ぎは事務や準備の時間で、必要な人数はぐっと減ります。学校がある平日と、朝から預かる土曜や長期休みでも、必要な配置はまったく違います。
つまり「一日を通して同じ人数でよい」わけではなく、時間帯ごとに必要人数が波打つのが放デイの特徴です。この波を無視して均等に人を並べると、送迎で足りずに慌てたり、逆に活動の谷間で人が余ったりします。
現場でできる工夫。まずは自分の事業所の一日を「送迎前・活動・送迎後」など時間帯に区切り、それぞれ何人いれば回るかを紙に書き出してみましょう。頭の中の感覚を数字にするだけで、シフトの穴が見えやすくなります。早番・遅番のように勤務パターンを決めておくと、毎回ゼロから考えずに済みます。
仕組みで解決する考え方。時間帯ごとの必要人数をあらかじめ登録しておき、その条件を満たすように配置を組み立てる、という考え方です。「この時間帯は最低何人」というルールをコンピュータに一度覚えさせておけば、送迎の穴が空いた配置は最初から作られません。人の勘に頼らず、忙しい時間に人が集まる形を自動で導けます。
理由2・スタッフの希望休を集めて調整するのは、なぜこんなに煩雑なのか
「この日は子どもの行事で休みたい」「通院があるので午前だけ」。スタッフ一人ひとりに事情があり、その希望を集めて重ならないように調整するのは、シフト作成のいちばん気を使う部分です。数人ならまだしも、パートも含めて十数人となると、誰がいつ休みたいかを頭の中だけで管理するのは限界があります。
希望が集まる紙やチャットの形式もバラバラで、転記するだけでもひと苦労。せっかく組んでも「その日は無理でした」と後から言われ、また組み直し。この「集める・転記する・重なりを避ける」の繰り返しが、時間と気力をじわじわ削っていきます。
現場でできる工夫。希望休の締め切り日を決め、提出の形式をそろえるだけでも、転記の手間はかなり減ります。「同じ日に何人まで休めるか」の目安を先にスタッフへ共有しておくと、希望が一日に集中するのを防げます。
仕組みで解決する考え方。希望休を一か所にまとめて入力しておき、その希望をできるだけ尊重しながら、人員が足りる配置を探す——という考え方です。「この人はこの日休み」という条件を守った上で、残りの人で基準を満たせるかを機械的に確認できれば、重なりの見落としが起きません。希望を大切にしつつ現場を回す、その両立を仕組みに任せられます。
理由3・人員配置基準を毎回手で確認する負担
放デイでは、児童指導員または保育士を定められた人数以上配置すること、児童発達支援管理責任者を置くことなど、人員配置基準を満たす必要があります。基準を割ってしまえば、報酬の減算につながることもあり、シフトを組むたびに「本当にこの配置で基準を満たしているか」を確認しなければなりません。
ところが、この確認は資格の種類や勤務時間まで見ながらの作業で、目視だと見落としが起きやすいところです。「この日は資格者が一人足りていなかった」と後で気づくと、冷や汗をかくことになります。基準の考え方そのものは、人員配置基準とは何かをやさしく解説した記事で整理していますので、あわせてご覧ください。
現場でできる工夫。シフト表の下に「その日の資格者の人数」を数える欄を一列足しておくと、目視チェックの精度が上がります。誰がどの資格を持っているかを一覧にしておくことも、確認の助けになります。
仕組みで解決する考え方。基準を満たしているかどうかを、配置を組んだそばから自動でチェックする、という考え方です。資格や勤務時間の条件を一度登録しておけば、「この日は基準割れ」と色や印で知らせてくれる。人が毎回電卓をたたく代わりに、仕組みが見張り役になってくれるイメージです。見落としの不安から解放されます。
理由4・加算の要件を崩さない配置が難しいのはなぜか
放デイには、児童指導員等加配加算をはじめ、一定の職員を追加で配置することで算定できる加算があります。これらは事業所の収入に直結する大切なものですが、その分「要件を満たす配置」を毎日きちんと維持する必要があります。加配の対象となる職員が、その日たまたまお休みだったり、別の時間帯に偏っていたりすると、要件を満たせず加算を取りこぼしてしまうことがあります。
基準を「割らない」ことと、加算を「取りこぼさない」ことは、似ているようで別の難しさです。基準ぎりぎりではなく、加算の要件まで見据えて配置を厚めに組む——この一段上の調整が、シフト作成の頭を悩ませます。
現場でできる工夫。算定している加算ごとに「必要な配置条件」を紙にまとめ、シフトを組んだあとに一つずつ照らし合わせる習慣をつけましょう。加配の対象者が特定の日に集中して休まないよう、希望休の段階で目配りしておくのも有効です。
仕組みで解決する考え方。基準に加えて、算定したい加算の要件も条件として登録しておき、それを満たす配置を探す、という考え方です。「加配の要件も守る」というルールを最初から組み込んでおけば、要件を崩した配置が生まれにくくなります。せっかく算定できるはずの加算を、うっかり取りこぼす不安が小さくなります。
理由5・急な欠勤で、シフトを差し替えなければならない
どれだけ丁寧に組んでも、当日の朝に「熱が出てしまって」と連絡が入ることはあります。放デイは子どもの安全を預かる場ですから、一人抜けた穴をそのままにはできません。誰に代わってもらえるか、電話をかけながら、同時に「その差し替えで基準や加算は崩れないか」まで考えなければならない。急な欠勤への対応は、時間との勝負であると同時に、頭も使う作業です。
慌てて代わりを入れた結果、資格者が足りなくなっていた、という二次被害も起こりがちです。落ち着いて考える余裕がない朝ほど、こうしたミスは起きやすくなります。
現場でできる工夫。「この日は誰が応援に入れるか」を、あらかじめ余力のあるスタッフとして把握しておくと、当日の連絡がスムーズになります。差し替え後にもう一度、資格者の人数を数え直す一手間を、ルールとして決めておきましょう。
仕組みで解決する考え方。誰かを外して別の人を入れたときに、基準や加算がまだ満たされているかを即座に確認できる、という考え方です。差し替えのたびに全体を組み直すのではなく、変えた部分だけを反映して「これで大丈夫か」をその場で判定できれば、慌ただしい朝でも安心して手を打てます。
確認作業を自動化して、現場の時間を取り戻すには
ここまで見てきた5つの理由に共通するのは、「基準や加算を満たしているかを、人が何度も手で確認している」という点です。時間帯ごとの人数、希望休の重なり、資格者の数、加算の要件、差し替え後の再チェック——どれも大切ですが、人がやると時間がかかり、見落としも避けられません。
そこで発想を変えて、この確認作業そのものを仕組みに任せると、シフト作成はぐっと軽くなります。わたしたちが開発したクロウ君は、児童発達支援・放課後等デイサービス向けのAIシフト自動作成ソフトです。時間帯ごとの必要人数や希望休、人員配置基準、加配加算の要件をあらかじめ登録しておくと、それらの条件を満たす配置を数理最適化で自動で組み立て、基準割れや加算の取りこぼしがないかもチェックします。これまで何時間もかかっていたシフト作成を、数分に近づけることを目指しています。
放デイならではの事情にどう対応するかは、放課後等デイサービス向けのご案内ページで具体的にまとめています。「うちの事業所でも使えるだろうか」と気になった方は、料金・無料デモのご案内もあわせてご覧ください。実際の画面をお見せしながら、いまのシフト作成の困りごとをお聞きします。
シフト作成が楽になると、その分の時間を子どもたちや保護者と向き合う時間に戻せます。クロウ君は、現場の「本当にやりたいこと」に時間を使ってほしいという想いから生まれました。
